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晨科文件檔案管理系統
系統簡介

系統簡介

System introduction

文件檔案管理系統,為企事業單位的檔案現代化管理,提供完整的解決方案,文件檔案檔案管理系統既可以自成系統,為用戶提供完整的文件檔案管理和網絡查詢功能,也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理,或者與MIS信息管理系統相結合,形成更加完善的現代化信息管理網絡。


晨科文件檔案管理系統是借助企業信息平臺的網絡資源,充分利用現有網絡和硬件設備,實現對檔案信息的集中統一管理、數據規范、安全?;?、綜合開發利用。檔案資源庫為當地文件和檔案綜合信息資源中心。它包括各類數字信息采集系統、數據管理系統、發布利用系統、安全防范系統、文檔數字化系統等。它還包括目錄數據(文件、檔案、資料)、全文數據、多媒體數據(圖片、圖紙、圖像)。





文檔管理1.png







文件檔案管理2.png



系統特點

系統特點

System characteristics

支持多種檔案收集方式

支持在線移交、在線收集、離線采集等多種收集方式。



面向工程項目檔案收集的解決方案

針對工程項目檔案數量大、周期長等特點,系統提供歸檔模板、離線采集等多種功能,解決了工程項目檔案管理的難題。



檔案整理過程自動化及智能化

靈活快捷的著錄方式,自動排序、編號、組卷、裝盒等功能,最大限度實現了自動化,提高了檔案工作效率。



提高用戶服務水平

提供在線查詢、在線預覽、下載和到期提醒等功能,為客戶提供全面信息增值服務。



數據統計和報表

提供各種統計報表,方便對文件檔案管理工作的監控、評估和管理。

操作日志 記錄系統各種操作痕跡,做到出現問題,保證可追溯。



檔案借閱

系統同時支持電子和紙質檔案的借閱。電子借閱到期后,系統會自動收回檔案。系統會將申請自動遞交檔案庫管理員審批,也可以自定義檔案的借閱流程。



功能詳情

功能詳情

Functional details

通知公告管理

我的消息管理:

查看發送給我的消息,發送維護通知公告信息。

可以顯示自己的評論。

可以根據編號、標題、發布人等信息進行搜索公告信息。

可以雙擊查看通知公告詳細信息。并對該信息進行評論和已閱,主要包括編號、標題、類型、發布人、時間、正文、發布人ID、標簽、新人必看、發布目標、附件等字段信息。


發布維護管理:

可以對公告進行發布、移動、刪除、修改等操作。

文件發布可支持上傳附件以及設置發布目標

可以查看每個公告的評論,并對每條評論可進行刪除操作。

可以根據編號、標題、發布人和類型和標簽等信息進行搜索公告信息。


文檔借閱管理

文檔查閱管理:

文檔分為紙質文檔和電子文檔。

每個文檔都可以雙擊明細可查看文檔的詳細屬性。

每個文檔都可以進行預覽、下載、打印等操作。

可以根據登記日期、文檔密級、文檔目錄、文檔名稱、文檔編號、審核狀態等信息進行搜索文檔信息。

還可以查看每個紙質文檔的檔案位置


借閱申請管理:

可以對每個電子文檔和紙質文檔進行借閱申請,每條申請都包含審批狀態。

可以對審核狀態為以審核的申請記錄進行刪除操作。

可以根據申請日期、文檔編號、文檔名稱、審批狀態等信息進行搜索借閱記錄。


借閱審批管理:

可以對提出的借閱申請進行審核操作。

可以對紙質文檔進行確認借出和確認歸還等操作。

可以根據申請時間、文檔一般戶、文檔名稱、審批狀態等信息進行搜索借閱記錄。


文檔維護管理

目錄管理:

可對電子文檔目錄、紙質文檔目錄進行新增、修改、刪除等操作,并設置該目錄的權限。


電子、紙質文檔:

可以對每個文檔進行新增、修改、刪除等操作,主要包括文檔編號、文檔目錄、文檔類別、標簽、文檔簡述、保管期限、文檔名稱、文件密級、登記人、登記日期、截止日期、是否提醒等信息,對未審核的文檔可進行送審和撤銷送審操作

可以根據文檔編號、文檔名稱進行集中查詢文檔記錄。

文檔在進行管理員刪除的時候是根據文檔編號和文檔名稱。


檔案移交:

可以通過移交申請把檔案移交給別人,可以刪除移交申請。


文檔審批:

可以對文檔上傳進行審批,結果分為通過和不通過,可以根據登記日期、文件目錄、審核狀態等信息進行搜索文檔上傳信息。

可以對文檔移交進行審批,結果分為通過和不通過,可以根據登錄日期、文檔編號、文檔名稱、審批狀態等信息進行搜索文檔移交信息。


到期提醒:

可以對到期的文檔進行刪除和延長截止日的操作,可以根據日期來查詢文檔信息。


文檔標簽打?。?/span>

可以根據文檔編號、文檔名稱等信息進行搜索文檔信息,選中文檔之后,可以導出文檔標簽。


操作日志:

可以根據操作員、文檔編號、文檔名稱、日期等信息進行搜索操作信息。


檔案庫檢索

按不同方式查閱檔案的編目號;

按不同的規則查詢檔案所在位置,查閱圖書檔案的簡介等。

可支持全文檢索,組合檢索,跨庫檢索,文件夾內檢索等操作。

通過檔案唯一條形碼及條件進行精準檢索,即提高了檔案的檢索速率又節省了大量查找時間;

多元化數據搜索模式,提高檢索精確度及工作效率,以適應企業快速發展模式;

根據檔案電子原件標題、作者、內容中的字或短句等多樣化條件的全文搜索,提高電子原件利用率;

多種檢索方式能解決因檔案數量的大導致的查找慢、效率低、準確性差等問題;

快速準確的檢索,可以為企業決策和提高工作查證提供利用;


文件工作流

每位用戶登錄該系統可以查看推薦的文件

每位用戶可以在線發布文件

管理員會為每一位用戶授予不同的操作權限

用戶如果不想發布文件還可以撤銷已經編輯好的文件

管理員如果發現授予用戶的權限不對,也可以撤銷對用戶的授權

如果文件超出了借閱時間系統會提醒用戶

用戶可以選擇自己喜歡的文件進行收藏

     

報表管理

文檔借閱報表:

按申請日期統計兩個日期時間段之間申請通過的借閱數量。


檔案入庫報表:

按錄入日期統計兩個日期時間段之間的文檔數量。


APP自助

可以在線填寫文件檔案信息(檔案條形碼,檔案編號,檔案名稱,類型)

可以在線借閱企業發布的文件檔案信息與公告、相關的政策法規。

所有借閱人均可在線查閱個人相關的信息和文件檔案信息,包括個人基本信息,借閱歷史,文件檔案名稱、所借文件檔案狀態信息、超期信息等。

可以在線查閱文件檔案檢定,文件檔案移交和文件檔案接收的情況。

可以在線接收借閱文件檔案信息到期的提示消息。

可在線查閱統計報表數據。


基礎數據

數據字典:

保管期限,文檔密級,審批類別,轉換類別,文檔類別,文檔標簽,通知公告類型,通知公告標簽,服務器地址設置,默認封面等信息。


目錄管理:

可以對電子文檔的目錄及權限設置進行新增、修改、刪除等操作。


檔案管理:

可以對紙質文檔建立檔案室,每個檔案室都有檔案柜名,每個檔案柜名都有檔案柜層,每個檔案柜層都有檔案盒,對檔案室、檔案柜名、檔案柜層、檔案盒進行新增、修改、刪除等操作。


密級權限設置:

可以對每個密級的讀和下載等操作進行權限設置。


崗位權限設置:

可以對每個崗位的讀和下載等操作進行權限設置。


部門編號設置:

可以為每個崗位修改崗位代號。


客戶案例

客戶案例

Customer case


深圳市麥德安醫療設備公司

圳市麥德安醫療設備有限公司是一家集科研、設計、生產、銷售為一體的高新技術企業。成立于2005年4月,憑借在醫療設備領域的專業水平和成熟的技術,在醫療設備領域迅速崛起。依靠科技求發展,不斷為用戶提供滿意的產品,是我們始終不變的追求。在充分引進吸收國外先進技術的基礎上,著力于無創血液動力學與等離子滅菌器的研發生產,并已廣泛應用到全國各地醫院中,以一流的產品質量和精湛的技術服務受到了用戶的一致好評。目前已經申請了兩項國家專利,產品科技含量高,技術水平超越國內同類產品。


本企業主要面向臨床醫療設備的研發和制造,致力于為國家醫療設備事業的發展付出全力。公司主要研發技術人員為8人,平均年齡33歲,自主創新能力強。公司始終秉承“科技、進步、健康”的宗旨,以“科學、民主、務實、求變”的管理,研發生產“先進、可靠、安全、信賴”的產品與用戶實現利益共享。


文件檔案管理系統給客戶帶來的優勢:


1.文件檔案管理軟件有著系統的流程,方便文件檔案的規劃、入庫、查找、借閱、發布、監管。

2.通過建立可靠的海量電子檔案庫,能和紙質檔案關聯支持文件檔案借閱、發布等管理。而且還能夠提供多種途徑,在線檔案檢索。

3.友好的文件檔案專題發布,建立文件檔案的關聯,方便知識的獲取,提供各種統計報表,方便對文件檔案管理的評估管理等。



上海信耀電子有限公司

上海信耀電子有限公司成立于2002年4月,是由中國科學院上海微系統與信息技術研究所所屬固體元器件與系統研究室和上海汽車電子工程中心組建而成的高新技術企業。上海汽車電子工程中心是由上海汽車工業集團總公司和上海微系統與信息技術研究所共同組建的以研發具有自己知識產權的汽車電子產品為宗旨的研究中心。主要從事和汽車電子相關的微電子、功能電子、材料、器件、??橛胂低車難蟹?、生產和銷售。公司有2000平方米的研發基地與生產場地,有一支以博士、碩士年輕人為主的老、中、青相結合的研發隊伍。產品廣泛應用于汽車、航空、化工等領域,并不斷的有新的汽車電子產品推出。公司秉承了以高科技為主導,精心服務于客戶的經營理念,自成立以來與國內眾多公司建立了良好的、長期穩定的合作關系。公司為保證所生產產品的質量和性能指標,其研發、生產的全過程完全按照ISO9001的程序要求進行嚴格控制,以確保產品質量的穩定可靠。同時,為保證用戶能很好地使用本公司產品,公司為用戶提供全方位的技術支持。


文件檔案管理系統給客戶帶來的優勢:


1.電子文檔存放有序,容易查找。省去了在不同的存儲介質上的逐一翻查,提高了企業的工作效率。

2.文檔存放更加安全。相比傳統的文檔管理模式,電子文檔管理系統通過嚴密的權限設置來確保電子文檔的安全,設置不同人的不同權限,如有些人只可以查看,有些人既不可以查看也不能修改,加密技術更上一層樓,安全系數大大提升。

3.可確保文檔不丟失。避免了因為眾多的文檔可能是散落在不同的電腦和硬盤中,和缺乏統一的存放和管理的原因,而造成資料的丟失。